Ein Website-Angebot lässt sich nur sinnvoll beurteilen, wenn klar ist, welche Arbeit darin enthalten ist. Zwei Vorschläge können ähnlich aussehen und dennoch unterschiedliche Annahmen enthalten: etwa zur Texterstellung, zu Schnittstellen oder zur Übernahme vorhandener Inhalte. Der Endbetrag allein erklärt diese Unterschiede nicht und hilft wenig bei offenen Zuständigkeiten.
Sie müssen vor einer Anfrage keine technische Architektur ausarbeiten. Wichtiger ist eine nachvollziehbare Beschreibung Ihres Unternehmens und der Aufgabe. Ein kurzes Briefing mit Prioritäten, Beispielen und vorhandenem Material schafft eine Grundlage, auf der Sie mit einem Dienstleister konkrete Entscheidungen treffen können.
Mit dem geschäftlichen Anlass beginnen
Beschreiben Sie, warum das Projekt jetzt notwendig ist. Soll ein neues Angebot erklärt werden, gehen viele unpassende Anfragen ein oder lässt sich die bestehende Website intern kaum bearbeiten? Formulieren Sie daraus überprüfbare Aufgaben. Ein Interessent soll etwa eine Leistung finden, deren Umfang verstehen und die benötigten Angaben senden können. Das ist hilfreicher als der Wunsch nach einer modernen Website. Benennen Sie auch bewusste Grenzen. Ein Betrieb, der individuell kalkuliert, braucht möglicherweise einen verständlichen Produktkatalog und noch keinen vollständigen Shop mit automatischer Bestellung.
Seiten und Inhaltstypen auseinanderhalten
Erstellen Sie eine erste Übersicht aus Startseite, Leistungen, Unternehmen, Kontakt und gegebenenfalls Ratgeber oder Projekten. Notieren Sie daneben die Inhaltstypen. Zehn Projektseiten können auf einer gemeinsamen Vorlage beruhen, während eine einzige Produktsuche zusätzliche Logik benötigt. Geben Sie Mengen, Sprachen und vorhandene Dateien an. Werden Filter, Downloads oder geschützte Bereiche benötigt, gehören diese ausdrücklich in das Briefing. So vermeiden Sie, dass die Angabe von zehn Seiten völlig unterschiedliche Vorstellungen verdeckt. Die Liste darf vorläufig sein, solange Unsicherheiten und gewünschte Prioritäten erkennbar bleiben.
Material und redaktionelle Verantwortung klären
Sammeln Sie Texte, Bilder, Logos und Produktinformationen und prüfen Sie deren Verwendbarkeit. Eine alte Broschüre ist eine Informationsquelle, aber nicht automatisch fertiger Website-Inhalt. Leistungen müssen möglicherweise aktualisiert, Bilder neu ausgewählt und Texte umstrukturiert werden. Legen Sie fest, wer schreibt, fachlich prüft und freigibt. Wenn mehrere Personen beteiligt sind, bestimmen Sie einen Ansprechpartner für gebündelte Rückmeldungen. Fehlende Inhalte beeinflussen Gestaltung und Umsetzung. Diese Arbeit sollte deshalb im Angebot sichtbar werden, statt erst kurz vor der Veröffentlichung als unerwartete Aufgabe aufzutauchen.
Schnittstellen anhand eines Vorgangs erklären
Schreiben Sie nicht nur CRM-Anbindung, sondern schildern Sie den gewünschten Ablauf. Nach einer Anfrage soll beispielsweise ein Datensatz entstehen, eine Datei zugeordnet und die zuständige Person benachrichtigt werden. Welche Software verwenden Sie? Welche Zugänge und Dokumentationen sind vorhanden? Was passiert bei einem doppelten Kontakt oder einem unvollständigen Datensatz? Unterscheiden Sie notwendige Funktionen von späteren Verbesserungen. Ein konkreter Beispielvorgang ermöglicht eine bessere Einschätzung als eine lange Liste von Werkzeugnamen. Er zeigt auch, welche Schritte weiterhin manuell bleiben und wer die Ausnahmen bearbeiten muss.
Abhängigkeiten und Abnahmekriterien benennen
Notieren Sie, wer Zugriff auf Domain, Hosting, bestehende Website und verbundene Systeme hat. Bei einer Ablösung gehören wichtige alte Adressen und Inhalte dazu, die erhalten bleiben sollen. Vereinbaren Sie nachvollziehbare Prüfpunkte: Eine Anfrage kommt beim richtigen Empfänger an, Seiten sind mobil nutzbar und vereinbarte Weiterleitungen funktionieren. Nennen Sie einen gewünschten Veröffentlichungstermin zusammen mit dessen Anlass. Ob er umsetzbar ist, hängt auch von Material und Freigaben ab. Ein Kalender ohne diese Abhängigkeiten vermittelt Genauigkeit, obwohl wesentliche Voraussetzungen noch ungeklärt sind.
Angebote mit denselben Fragen gegenüberstellen
Vergleichen Sie Leistungsumfang, Voraussetzungen und spätere Betreuung. Sind Textarbeit und Inhaltsübernahme enthalten? Wie werden zusätzliche Wünsche behandelt? Welche Bearbeitungszugänge erhält Ihr Unternehmen? Welche externen Dienste benötigen einen eigenen Vertrag? Klären Sie außerdem, was nach der Veröffentlichung geprüft und wer bei Problemen angesprochen wird. Eine kleine Vergleichstabelle hilft, Unterschiede sichtbar zu machen, ohne jedes technische Detail selbst bewerten zu müssen. Achten Sie darauf, ob der Anbieter Ihr Problem verstanden hat und Entscheidungen begründen kann. Eine bestimmte Technologie allein sagt noch wenig über die Eignung des Angebots aus.
- Beschreiben Sie Anlass, Zielgruppe und wichtigste Aufgabe der neuen Website.
- Erstellen Sie eine Übersicht aus Seiten, Inhaltstypen und Funktionen.
- Benennen Sie Verantwortliche für Material, Zugänge und Freigaben.
- Erklären Sie Schnittstellen mit konkreten Eingaben, Ergebnissen und Fehlerfällen.
- Vergleichen Sie Leistungsumfang und Betreuung anhand derselben Fragen.
Ein gutes Briefing macht den Umfang besprechbar und zeigt offene Entscheidungen. Dadurch können Sie Angebote anhand der tatsächlich vorgesehenen Arbeit vergleichen. Beginnen Sie mit den geschäftlichen Aufgaben und ergänzen Sie Inhalte, Zuständigkeiten und Prüfkriterien. Technische Entscheidungen lassen sich anschließend auf einer deutlich besseren Grundlage treffen.